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Fragen und Antworten zum "Vertreterpauschale"

News vom 27.2.2017

In den ersten Monaten des neuen Jahres häufen sich in der Personalabteilung die Anfragen der Außendienstmitarbeiter, die für ihre Arbeitnehmerveranlagung eine vom Arbeitgeber ausgestellte Bestätigung für das Vertreterpauschale möchten.

Worauf hat der Arbeitgeber zu achten, wenn er diese Bestätigung ausstellt? Diese Bestätigung ist nur für Vertreter auszustellen ? Was hat der Arbeitgeber zu befürchten, wenn er sorglos eine Bestätigung auch für andere ("nicht-verkaufende") Außendienstmitarbeiter ausstellt?

Vertreterpauschale - Was ist das?

Vertreterpauschale sind pauschalierte Werbungskosten. Das Pauschale wird bei der Einkommensteuerveranlagung berücksichtigt. Es verringert die Lohnsteuerbemessungsgrundlage und beträgt 5 % der folgenden Berechnungsgrundlage: Bruttobezüge abzgl steuerfreier und begünstigt besteuerter sonstiger Bezüge; maximal 2.190,00.

Damit der Arbeitnehmer das Vertreterpauschale geltend machen kann, muss er seinem Wohnsitzfinanzamt eine vom Arbeitgeber ausgestellte Bestätigung vorlegen. Darin hat der Arbeitgeber zu bestätigen, dass der Arbeitnehmer die Voraussetzungen für das Vertreterpauschale erfüllt.

Welche Voraussetzungen sind für ein Vertreterpauschale zu erfüllen?

Damit der Arbeitnehmer ein "wasserdichtes" Vertreterpauschale in seiner Arbeitnehmerveranlagung geltend machen kann, muss 5 x JA in der folgenden Checkliste angekreuzt werden:

Liegt folgender Sachverhalt vor?  Ja  Nein 

Der Arbeitnehmer übt ausschließlich eine Vertretertätigkeit aus

 x  

Der Arbeitnehmer verbringt mehr als die Hälfte der Arbeitszeit im Außen­dienst ...

 x  

 ... zum Zweck der Tätigkeit der Anbahnung, des Abschlusses von Geschäften und 

 x  

 Vorrangiges Ziel der Vertretertätigkeit ist die Akquisition von Aufträgen

 x  

 Es dürfen nur Innendiensttätigkeiten (im untergeordneten Ausmaß) vorliegen, die für die konkrete Außendiensttätigkeit notwendig sind (wie bspw Kundenabrechnungen durchführen, Angebote bzw Reisekosten-Aufzeichnungen erstellen etc

 x  

Nur wenn alle Voraussetzungen vorliegen, können Sie als Arbeitgeber entspannt und "finanzstrafen-sorgenfrei" eine Bestätigung für das Vertreterpauschale ausstellen!

Wird auch nur eine Voraussetzung mit "nein" beantwortet, empfehlen wir die folgende Vorgehensweise:

  • Titel des Bestätigungsschreibens: "Bestätigung" (nicht: Bestätigung für das Vertreterpauschale)
  • Beschreibung der Tätigkeit: Beschreiben Sie die Tätigkeit des Arbeitnehmers so, wie sie tatsächlich ist. Kein "beschönigendes Hinbiegen" zu einer Verkaufstätigkeit, wenn überwiegend nur beraten wird.
  • Geben Sie korrekt an, welche Tätigkeiten er im Außendienst und welche er im Innendienst ausübt.
  • Bestätigen Sie, dass der Mitarbeiter überwiegend (= mehr als 50 %) im Außendienst die zuvor beschriebene Tätigkeit ausübt - aber bitte nur, wenn dies auch tatsächlich zutrifft.

Nicht vergessen: Das Vertreterpauschale ist laut Lohnkontenverordnung beim Lohnkonto aufzubewahren!

Wer ist Vertreter?

Die Verordnung regelt nicht, wer "Vertreter" ist. Auch anderswo im Gesetz sucht man vergeblich nach einer Definition. Die Lehre und die Judikatur definieren Vertreter als "Personen, die regelmäßig im Außendienst zum Zwecke der Anbahnung und des Abschlusses von Geschäften und zur Kundenbetreuung tätig sind.

Damit zusammenhängende Tätigkeiten wie Abrechnungen mit Kunden, der Nachweis des Arbeitseinsatzes und die Einholung von Weisungen im Innendienst sind Ausfluss einer solchen Tätigkeit …".

Im Klartext heißt dies, dass sich der Vertreter dadurch auszeichnet, dass …

  • … er (fast) alles, was er beruflich unternimmt, deshalb macht, damit der potenzielle Kunde mit ihm ins Geschäft kommt bzw Kunde bleibt.
  • … andere Tätigkeiten als Verkaufen oder Anbahnen nur sehr untergeordnet anfallen (zB Entgegennahme von Waren mit Reklamationen oder Urgieren der Einhaltung von Zahlungsfristen).

Was sind "klassisch" keine Vertretertätigkeiten?

Keine Vertretertätigkeit liegt vor, wenn …

  • … bspw die Kontroll- oder Inkassotätigkeit 1 oder eine Projekttätigkeit im Vordergrund steht und nur "nebenbei" Verkäufe angebahnt und abgeschlossen werden;
  • … die Kundenbetreuung im Vordergrund steht und der Arbeitnehmer vorwiegend Dienstleistungen und/oder Produkte erklärt und Verkäufe oder Vertragsverlängerungen nur untergeordnet vorkommen;
  • … der Arbeitnehmer neben seiner Vertretertätigkeit noch zusätzliche, andere Funktionen ausübt (zB arbeitet der Arbeitnehmer im Controlling oder in der Personaladministration oder im Rechnungswesen etc mit). Der Arbeitnehmer ist in diesem Fall auch dann kein Vertreter iSd Verordnung, wenn er trotz der zusätzlichen Aufgaben mehr als 50 % im Außendienst und als Vertreter tätig ist, weil Sachverhalt (ausschließliche Vertretertätigkeit; siehe Frage 2) nicht erfüllt ist.

Der Außendienstmitarbeiter verkauft keine Produkte, sondern Dienstleistungen: Ist das auch eine Vertretertätigkeit?

JA, eine Vertretertätigkeit liegt auch dann vor, wenn Rechtsgeschäfte über Dienstleistungen im Namen und für Rechnung des Arbeitgebers abgeschlossen werden.

Ist ein Berater oder Servicetechniker ein Vertreter iSd Verordnung?

Nein: Berater  oder Servicetechniker, die vorwiegend bereits bestehende Kunden ("nur") betreuen, Geräte servicieren und/oder sich um die Zufriedenheit der Kunden kümmern, dabei aber keine oder nur "nebenbei" Verkäufe anbahnen und abschließen, sind keine Vertreter iSd Verordnung.

Solchen Arbeitnehmern steht kein Vertreterpauschale zu. Stellen Sie diesen Arbeitnehmern daher maximal eine "zweifelhafte", besser: keine Bestätigung darüber aus, dass die Voraussetzungen für das Vertreterpauschale vorliegen.

Kann ein Geschäftsführer ein Vertreterpauschale geltend machen?

Auch ein Geschäftsführer kann ein Vertreterpauschale geltend machen, wenn er die Voraussetzungen für das Vertreterpauschale (überwiegender Außendienst, Kundenverkehr in Form von Geschäftsabschlüssen,… siehe auch Frage 2) erfüllt.

Ist seine Tätigkeit primär darauf ausgerichtet, Geschäfte abzuschließen, schadet eine geringfügige sonstige Verwaltungstätigkeit (zB als Geschäftsführer) nicht.

Arbeitgeber zahlt an den Arbeitnehmer Tag-, Nächtigungs- und Kilometergelder: Steht dem Arbeitnehmer dennoch das Vertreterpauschale zu?

Der besondere Nutzen des Vertreterpauschales besteht darin, dass dieser Pauschalbetrag neben den vom Arbeitgeber ausbezahlten Tag-, Nächtigungs- und Kilometergeldern als Werbungskosten geltend gemacht werden kann.

Muss der Arbeitnehmer − neben den vom Arbeitgeber vergüteten Reiseaufwendungen − noch andere Werbungskosten selbst tragen, damit er Anspruch auf das Vertreterpauschale hat?

Eine sehr umstrittene Frage: Die Rechtslage ist derzeit uneinheitlich. Es gibt UFS-Entscheidungen, wonach das Vertreterpauschale nur dann zu gewähren ist, wenn der Vertreter glaubhaft macht, dass er von ihm getragene Aufwendungen (Werbungskosten) hat. Andere UFS-Entscheidungen gewähren das Vertreterpauschale auch ohne das Vorliegen von mit der Vertretertätigkeit zusammenhängenden Werbungskosten. Eine VwGH-Entscheidung zu dieser Frage liegt noch nicht vor.

Für Fragen stehen wir Ihnen gerne persönlich unter der Telefonnummer 0316 386001 0 bzw per Mail unter graz@hoferleitinger.at zur Verfügung.