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Personalmanagement-Tipp: Sommergoodies für Mitarbeiter

News vom 14.6.2017

Freibad-Saisonkarte, Kaltgetränke, Eis, Hitzefrei ... Unternehmen bieten in der Sommerzeit gerne Zusatzleistungen für ihre Mitarbeiter an. Doch verbergen sich hinter diesen ebenso arbeitsrechtliche Risiken? Wir haben die wesentlichsten Fragen zu den Sommergoodies für Mitarbeiter aus arbeitsrechtlicher Sicht unter die Lupe genommen und diese für Sie beantwortet:

Ein Unternehmen bietet seinen Mitarbeitern für die heiße Jahreszeit folgende Zusatzleistungen an


- Freibad-Saisonkarten: Für das in der Nähe der Firma gelegene Freibad erhalten alle interessierten Arbeitnehmer eine Gratis-Saisonkarte.


- Kaltgetränke: Es wird im Betriebsgebäude ein Getränkeautomat mit gekühlten Getränken zur freien Entnahme aufgestellt.


- Eis: Den Arbeitnehmern wird die Möglichkeit eingeräumt, die vom Unternehmen vertriebenen Eisspezialitäten im Betrieb kostenlos zu konsumieren bzw zum Großhandelspreis auch mit nach Hause zu nehmen.


- „Hitzezulage“: Mit der Juli-Abrechnung erhalten alle Arbeitnehmer eine einmalige, als „Hitzezulage“ bezeichnete Geldleistung in Höhe von € 150,00 brutto.


- „Hitzefrei“: Für besonders heiße Tage wird den Abteilungsleitern die Ermächtigung erteilt, die ihnen unterstellten Arbeitnehmer - sofern dies mit dem jeweiligen Arbeitsanfall vereinbar ist - früher nach Hause gehen zu lassen.
- Klimageräte für Homeoffice: Den von zu Hause aus arbeitenden Arbeitnehmern wird vom Unternehmen jeweils ein mobiles Klimagerät zur Verfügung gestellt.

Die Unternehmensleitung möchte gerne wissen, ob die Einräumung dieser „Goodies“ arbeitsrechtliche Risiken mit sich bringt (verpflichtende Gewährung auch für die Zukunft?) und ob abgabenrechtliche Pflichten (steuerpflichtiger Sachbezug?) zu beachten sind.

Arbeitsrechtliche Beurteilung

1. Können gewährte "Sommergoodies" zu Gewohnheitsrecht werden?

Es ist zwar grundsätzlich denkbar, dass auch Sozialleistungen, die regelmäßig und ohne Hinweis auf ihre Unverbindlichkeit und jederzeitige Widerrufbarkeit gewährt werden, gewohnheitsrechtliche Ansprüche der Arbeitnehmer begründen können. Allerdings setzt dies laut Rechtsprechung voraus, dass für die jeweils betroffenen Arbeitnehmer kein vernünftiger Grund daran zu zweifeln besteht (§ 863 ABGB), dass sich der Arbeitgeber durch die Leistungsgewährung den Arbeitnehmern gegenüber auch für die Zukunft unwiderruflich verpflichten möchte (vgl OGH 27. 6. 1990, 9 ObA 170/90).

Im Hinblick darauf hat die Rechtsprechung bereits mehrfach betont, dass bei Gewährung „entgeltferner“ Leistungen durch den Arbeitgeber gewohnheitsrechtliche Ansprüche der Arbeitnehmer in der Regel kaum in Betracht kommen. Beispielsweise wurden gewohnheitsrechtliche Ansprüche in folgenden Fällen verneint:

- Gewährung von Freimilch (OGH 27. 6. 1990, 9 ObA 170/90, ARD 4195/ 17/90)
- regelmäßig gewährte Zuschussleistungen eines Arbeitgebers zum Erwerb von Theater- und Konzertabos (OGH 18. 4. 1996, 8 ObA 270/95, ARD 4761/29/96)
- Einräumung einer ermäßigten Benützung von städtischen Kinderbetreuungseinrichtungen (OGH 22. 12. 1997, 8 ObA 391/97a, ARD 4964/2/98)

Begründet hat der OGH die Verneinung verbindlicher Ansprüche im Wesentlichen damit, dass der einzelne Arbeitnehmer in diesen Fällen nicht ohne jeden Zweifel davon ausgehen kann, dass sich der Arbeitgeber unwiderruflich auf alle Zeiten zur Weitergewährung dieser Leistungen verpflichten möchte.

Vor dem Hintergrund dieser Rechtsprechung sind im konkreten Praxisfall gewohnheitsrechtliche Ansprüche der Mitarbeiter auf künftige Gewährung von Freibad-Saisonkarten, von Getränken im Betrieb, von Gratis-Eis im Betrieb bzw verbilligtem Eis für die Mitnahme, von hitzefreien Tagen/Stunden sowie von Klimageräten für Homeoffice-Mitarbeiter grundsätzlich zu verneinen.

Bei der gewährten „Hitzezulage“ besteht infolge der stärkeren „Entgeltnähe“ hingegen ein höheres arbeitsrechtliches Risiko: Hier ist im Falle jährlich wiederkehrender Gewährung (grobe Faustregel: nach 3-maliger Gewährung) die Gefahr eines gewohnheitsrechtlichen Anspruchs durchaus gegeben.

Praxistipp

Um das ungewollte Entstehen gewohnheitsrechtlicher Ansprüche auszuschalten, empfiehlt sich gegenüber den Mitarbeitern (zB im ausgeschickten Rundmail) der ausdrückliche Hinweis darauf, dass die eingeräumten „Sommergoodies“ freiwillig, unpräjudiziell und ohne Rechtsanspruch für die Zukunft gewährt werden.

2. "Hitzefreie" Zeiten und deren arbeitrechtliche Einordnung

Auch im Falle hochsommerlicher Temperaturen besteht grundsätzlich kein arbeitsrechtlicher Anspruch der Arbeitnehmer, „hitzefrei“ zu erhalten. Schickt der Arbeitgeber die Arbeitnehmer von sich aus stunden- oder tageweise in „Hitzeferien“, stellt sich die Frage der arbeitsrechtlichen Bewertung der dadurch ausfallenden Arbeitszeiten. In Betracht kommen folgende rechtliche Möglichkeiten:

Zeitausgleich: Bietet der Arbeitgeber den Arbeitnehmern an, an bestimmten Tagen zu Hause zu bleiben oder früher nach Hause zu gehen, kann dies im Falle des ausdrücklichen Einverständnisses des jeweiligen Arbeitnehmers als Zeitausgleich (bzw bei fehlendem Zeitguthaben als später einzuarbeitende Zeitschuld) behandelt werden.

Urlaub: Bietet der Arbeitgeber den Arbeitnehmern an, an bestimmten Tagen zu Hause zu bleiben, kommt im Falle des ausdrücklichen Einverständnisses des Arbeitnehmers auch eine Urlaubsvereinbarung in Betracht. Es ist zu beachten, dass nach dem UrlG sowie nach der Rechtsprechung ein stundenweiser Urlaubskonsum nicht zulässig ist. Somit muss die „hitzefreie Zeit“ zumindest einen ganzen Tag umfassen, um als Urlaub im Sinne des UrlG gewertet werden zu können.

Bezahlte Dienstfreistellung: Liegt ein Einverständnis des Arbeitnehmers weder im Sinne von Zeitausgleich noch von Urlaubskonsum vor (zB ein Arbeitnehmer weist ausdrücklich darauf hin, trotz der Hitze lieber weiter arbeiten zu wollen), ist ungeachtet des von der Unternehmensleitung gut gemeinten „Nach-Hause-Schickens“ in diesem Fall von einer bezahlten Dienstfreistellung auszugehen. Verzichtet der Arbeitgeber nämlich für bestimmte Zeiträume auf die Arbeitsleistung eines Arbeitnehmers, obwohl dieser leistungsbereit ist, hat der Arbeitnehmer trotz der unterbliebenen Arbeitsleistung Anspruch auf ungekürzte Entgeltzahlung (§ 1155 ABGB).

Abgabenrechtliche Beurteilung

1. Kostenloser Freibad-Eintritt

Stellt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Eintrittskarten für den Freibadbesuch zur Verfügung (zB Saisonkarte) oder ersetzt er die Kosten der von Arbeitnehmern selbst angeschafften Freibad-Eintrittskarten, liegt darin ein abgabepflichtiger Vorteil aus dem Dienstverhältnis.

2. Getränke zum Verbrauch im Betrieb

Die kostenlose oder verbilligte Abgabe von Getränken (sowohl nichtalkoholische als auch alkoholische) an die Arbeitnehmer zum Verbrauch im Betrieb ist abgabenfrei. Die Aufstellung eines Getränkeautomaten im Betrieb zur freien Entnahme von Getränken für die Mitarbeiter ist daher grundsätzlich kein abgabepflichtiger Vorteil aus dem Dienstverhältnis.

Voraussetzung für die Abgabenfreiheit ist, dass die abgegebenen Getränke im Betrieb verbraucht werden müssen. Würden Getränke zum Verbrauch außerhalb des Betriebes unentgeltlich oder verbilligt abgegeben werden, läge insoweit ein abgabepflichtiger Sachbezug vor.

3. Eis für die Mitarbeiter im Betrieb und zur Mitnahme nach Hause

Freie oder verbilligte Mahlzeiten, die der Arbeitgeber an seine (nicht in den Haushalt aufgenommenen) Arbeitnehmer zur Verköstigung am Arbeitsplatz freiwillig gewährt, sind abgabenfrei (§ 3 Abs 1 Z 17 EStG, § 49 Abs 3 Z 12 ASVG). Darunter fällt in der Regel auch das vom Arbeitgeber an die Arbeitnehmer zur Verköstigung und Abkühlung zur Verfügung gestellte Speiseeis.

Können Arbeitnehmer das vom Arbeitgeber vertriebene Speiseeis mit nach Hause nehmen und es in diesem Fall zum Großhandelspreis erwerben, sind die neuen Bestimmungen über Mitarbeiterrabatte anzuwenden:

Die neue Mitarbeiterrabatt-Regelung in § 3 Abs 1 Z 21 EStG lautet wie folgt: Steuerfrei ist …

"Z 21: Der geldwerte Vorteil gemäß § 15 Abs 2 Z 3 lit a aus dem kostenlosen oder verbilligten Bezug von Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitgeber oder ein mit dem Arbeitgeber verbundenes Konzernunternehmen im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet (Mitarbeiterrabatt), nach Maßgabe folgender Bestimmungen:

  1. Der Mitarbeiterrabatt wird allen oder bestimmten Gruppen von Arbeitnehmern eingeräumt.

  2. Die kostenlos oder verbilligt bezogenen Waren oder Dienstleistungen dürfen vom Arbeitnehmer weder verkauft noch zur Einkünfteerzielung verwendet und nur in einer solchen Menge gewährt werden, die einen Verkauf oder eine Einkünfteerzielung tatsächlich ausschließen.

  3. Der Mitarbeiterrabatt ist steuerfrei, wenn er im Einzelfall 20 % nicht übersteigt.

  4. Kommt lit. c nicht zur Anwendung, sind Mitarbeiterrabatte insoweit steuerpflichtig, als ihr Gesamtbetrag 1.000 im Kalenderjahr übersteigt."

4. "Hitzezulage" für die heiße Sommerphase

Hitzezulagen können zwar dem Grunde nach steuerfreie Erschwerniszulagen im Sinne des § 68 Abs 1 und 5 EStG sein; dafür ist allerdings ua erforderlich, dass eine arbeitstypische außerordentliche Erschwernis vorliegt. Wetterbedingte Erschwernisse durch die Sommerhitze sind eine allgemeine, in der Regel jeden Arbeitnehmer treffende Erscheinung und nicht zwangsläufig mit bestimmten beruflichen Tätigkeiten verbunden (vgl dazu beispielsweise VwGH 14. 9. 2005, 2003/08/0266, ARD 5661/12/2006, wonach es für die abgabenrechtliche Beurteilung einer Schmutzzulage nicht auf wetterbedingte Verschmutzungen ankommt).

Die vom Arbeitgeber mit der Juli-Abrechnung gewährte, als „Hitzezulage“ bezeichnete Einmalzahlung ist daher abgabepflichtig abzurechnen, und zwar

- lohnsteuerlich als sonstiger Bezug im Sinne des § 67 Abs 1 EStG
-
in der Sozialversicherung als laufender Bezug (infolge der Einmaligkeit der Zahlung fehlt der für eine Sonderzahlung im Sinne der Sozialversicherung erforderliche wiederkehrende Charakter)
- DB-, DZ-, KommSt-pflichtig.

5. Klimageräte für Homeoffice-Mitarbeiter

Wird einem Teleworker für sein Homeoffice ein mobiles Klimagerät zur Verfügung gestellt, ist in abgabenrechtlicher Hinsicht zu unterscheiden, ob die Überlassung leihweise erfolgt (Arbeitgeber bleibt Eigentümer des Geräts) oder ob das Gerät ins Eigentum des Arbeitnehmers übergeht.

Die abgabenrechtliche Situation kann auf Basis der bisherigen Rechtsprechung und Finanzpraxis im Fall der leihweisen Überlassung nicht mit Sicherheit beurteilt werden: Da eine Klimaanlage wohl nicht als „Arbeitsmittel“ angesehen werden kann, ist die vom BMF vertretene Ansicht, wonach die einem Teleworker vom Arbeitgeber leihweise zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel (zB Computer, Modem, Fax) keinen steuerbaren Vorteil aus dem Dienstverhältnis darstellen (siehe Lohnsteuerprotokoll 2000), nicht zwingend auch in diesem Fall anzuwenden. Somit ist zu befürchten, dass die Finanzverwaltung im Falle einer dem Teleworker geliehenen mobilen Klimaanlage einen abgabepflichtigen Sachbezug, und zwar monatlich in Höhe des - in der Regel zu schätzenden - Nutzungswertes, fordern könnte.

Wird dem Teleworker das Klimagerät ins Eigentum übertragen (dh auf unbeschränkte Dauer und ohne Pflicht zur Rückgabe überlassen), ist die abgabenrechtliche Situation eindeutig: In diesem Fall liegt mit Sicherheit ein abgabepflichtiger Sachbezug vor, welcher einmalig in Höhe des Gerätwertes (ortsüblicher Mittelpreis) anzusetzen ist. Im Bereich der Lohnsteuer hat die Abrechnung als sonstiger Bezug im Sinne des § 67 Abs 1 EStG, in der Sozialversicherung als laufender Bezug zu erfolgen (infolge der Einmaligkeit fehlt der für eine Sonderzahlung im Sinne der Sozialversicherung erforderliche wiederkehrende Charakter). Überdies besteht Abgabepflicht auch im Bereich DB, DZ und KommSt.

Für Fragen stehen wir Ihnen gerne persönlich in Graz und in Rosental unter der Telefonnummer 0316 386001 0 bzw per Mail unter graz@hoferleitinger.at zur Verfügung. In Feldbach kontaktieren Sie uns bitte unter der Telefonnummer 03152 4167 0 bzw per Mail unter office@stb-feldbach.at.