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Richtig schenken

News vom 16.2.2016

Sachgeschenke an Dienstnehmer, die anlässlich einer Betriebsveranstaltung (zB Weihnachtsfeier) übergeben werden, sind bis zu einem Wert von € 186,00 pro teilnehmenden Mitarbeiter jährlich lohnsteuer-, sozialversicherungs- und lohnnebenkostenfrei.

Taugliche Sachzuwendungen sind bspw Gutscheine, Weinflaschen, Geschenkkörbe, Bücher, Parfums und Autobahn-Vignetten. Auch Goldmünzen und -dukaten, bei denen der Goldwert im Vordergrund steht, zählen bis zur Höhe des € 186-Freibetrages zu den abgabenfreien Sachgeschenken.

Ab wann gilt die Abgabenfreiheit?

Die Abgabenfreiheit gilt nur für Sachgeschenke, die allen Mitarbeitern oder bestimmten Mitarbeitergruppen gewährt werden.

Nicht akzeptiert werden hingegen Bargeldgeschenke oder Gutscheine, die in bar abgelöst werden können.

Auch Geschenke, die als individuelle Belohnung für besondere Leistungen (zB Akquirierung eines neuen Kunden, Wahl zum Mitarbeiter des Monats etc) oder für Dienstnehmer mit "besonderen Ereignissen" (zB Geburt eines Kindes, abgeschlossene Kurse bzw Berufsausbildungen etc) gewährt werden, sind keine abgabenfreien Zuwendungen, sondern abgabepflichtiger Arbeitslohn.

Eine "hochoffizielle" Weihnachtsfeier ist für die Überreichung abgabenfreier Sachgeschenke nicht erforderlich. Damit die Sachzuwendungen abgabenfrei sind, reicht es aus, wenn der "Veranstaltungszweck" bloß die Übergabe der Geschenke selbst ist.

Betriebsveranstaltung

Von den bei einer Betriebsfeier ausgehändigten Sachzuwendungen (jährlicher Freibetrag von € 186,00 pro Mitarbeiter) sind die Kosten für die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung, wie Essen und Trinken anlässlich der Weihnachtsfeier, Kosten für Hotel und Schipass beim vorweihnachtlichen Schiwochenende etc, zu unterscheiden. Derartige Betriebsveranstaltungskosten sind bis zu einem Betrag von € 365,00 pro teilnehmenden Mitarbeiter jährlich von den Lohnabgaben befreit.

Sowohl der € 186-Sachgeschenke-Freibetrag als auch der € 365-Veranstaltungsteilnahme-Freibetrag gelten pro Mitarbeiter für das gesamte Kalenderjahr. Wurde daher während des Jahres bereits eine andere Veranstaltung abgehalten (zB ein sommerlicher Betriebsausflug), sind dabei erhaltene Vorteile auf die jährlichen Freibeträge anzurechnen.

Ein allfälliger, den Freibetrag übersteigender Betrag ist ein abgabepflichtig abzurechnender Arbeitslohn an. Ein "Aufsparen" bzw „Übertragen“ der Beträge in das nächste Jahr ist nicht möglich.

Die beiden Freibeträge gelten nur für die an Betriebsveranstaltungen teilnehmenden Dienstnehmer. Nehmen bspw an der Weihnachtsfeier (= einzige Betriebsveranstaltung in diesem Kalenderjahr) nur 70 Dienstnehmer des 100 Personen umfassenden Unternehmens teil, dann sind die abgabenfreien Veranstaltungskosten mit € 25.550,00 begrenzt (= € 365,00 x 70 Dienstnehmer).

Unsere Empfehlung

Für behördliche Kontrollen durch die Finanzverwaltung, besonders anlässlich einer GPLA, sollten entsprechend dokumentierte Unterlagen (zB Teilnehmerliste der jeweiligen Betriebsveranstaltung) aufbewahrt werden. Welcher Dienstnehmer was konsumiert hat, muss hingegen nicht aufgezeichnet werden.

In welcher Form und in welchem Umfang bspw eine betriebliche Weihnachtsfeier abgehalten wird, bleibt selbstverständlich dem Unternehmen überlassen. Es muss nicht unbedingt die übliche förmliche Veranstaltung im Unternehmen selbst oder ein mehrgängiges Menü im edlen Restaurant sein.

Auch eine Cocktailparty, eine gemeinsame Schiffsfahrt oder gar ein Betriebsausflug mit Nächtigung (bspw ein betriebliches Schiwochenende) sind möglich.

Die Teilnahme muss für alle Dienstnehmer möglich und freiwillig sein. Besteht Teilnahmepflicht, riskiert der Dienstgeber, zumindest den "offiziellen" Teil der Veranstaltung als Arbeitszeit entlohnen zu müssen.

Normalerweise gibt es keinen Anspruch auf Geschenke, da die Zuwendung auf freiwilliger Basis erfolgt. Allerdings kann sich aus der wiederholten vorbehaltlosen Gewährung gleichartiger Geschenke eine arbeitsrechtliche Betriebsübung ergeben.

Dies kann laut Rechtsprechung der Arbeitsgerichte dazu führen, dass die Dienstnehmer tatsächlich einen Rechtsanspruch erwerben. Um dies zu vermeiden, sollten Sie

  • entweder die alljährlichen Geschenke "variieren" (die Dienstnehmer bekommen jedes Jahr etwas anderes) oder
  • einen ausdrücklichen Vorbehalt der Freiwilligkeit und Unverbindlichkeit (ohne daraus ableitbare Ansprüche für die Zukunft) erklären.

Für Fragen stehen wir Ihnen gerne persönlich unter der Telefonnummer 0316 386001 0 bzw per Mail unter graz@hoferleitinger.at zur Verfügung.