Viele Mitarbeiter erledigen nun ihre Arbeit von zuhause. Was bedeutet das aus steuerlicher Sicht?

Generell reden wir heute aus der Sicht von Arbeitnehmern, die Einkünfte aus nicht selbständiger Arbeit erzielen. Spezial Themen wie 2 Lohnzettel in einem Jahr oder ähnliches blenden wir für diesen spannenden Podcast aus. Aus steuerlicher Sicht ist es immer komplex, wenn sich berufliches mit Privatem vermischt, denn es entspricht dem Leistungsprinzip, dass Ausgaben für die Erzielung von Einnahmen, die Steuerbemessung senken sollen, andererseits, sollen keine privaten Kosten der Lebensführung abgesetzt werden können. All diese Kosten werden bei Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosen geltend gemacht.

Was sind Werbungskosten?

Der Begriff ist eine Definition aus dem Steuerrecht und der Gesetzgeber definiert Werbungskosten, als Ausgaben die der Erwerbung, Sicherung oder Erhaltung der Einnahmen dienen. Weiters sind nur solche Kosten anerkannt, welche das Gesetz ausdrücklich zulässt. Hier merkt man schon das erste Mal, eine sehr restriktive und einschränkte Formulierung. Die Kosten müssen einfach ausgedrückt in Zukunft zu einer Einnahme führen, wodurch wahrscheinlich Steuern anfallen werden und der Gesetzgeber muss diese Art von Kosten zulassen.

Diese Kosten können Sie bei Homeoffice absetzen

Arbeitet man von zu Hause aus mit seinen privaten Geräten wie beispielsweise PC, Drucker und höchst wahrscheinlich telefoniert man mit dem privaten Handy, so spricht man im Steuerrecht von diesen körperlichen Gegenstände als Arbeitsmittel.

Nun gilt es zu prüfen, ob diese Dinge zur Sicherung meiner Einnahmen dienen – was ich in Zeiten von auferlegtem HomeOffice bejahen kann und das 2 Kriterium, sind diese Gegenstände vom Gesetzgeber zugelassen. Auch hier lautet die Antwort ja, weil Ausgaben für Arbeitsmittel als Werbungskosten anerkannt werden.

Generell sind bei all diesen Gegenständen, man privat besitzt und auch privat nutzt, nur ein gewisser prozentueller Anteil absetzbar, welcher auf die jeweilige Arbeit entfällt. Der Nachweis über die Aufteilung ist hier vom Arbeitnehmer beizubringen, wobei eine Schätzung zu lässig ist. Hier kommt es wirklich auf die Nutzung an, ob es ein Familien-PC ist oder ob nur ich diesen allein nutze. Aus der Rechtsprechung ergibt sich ein Anteil von 40 % für die Private Nutzung, wenn ich nicht eine geringere Private Nutzung nachweisen kann. Für die Verhältnismäßigkeit ist immer das Kalenderjahr maßgebend.

Letzte Einschränkung ist noch der Anschaffungspreis. Kostet das Gerät über 800 € inkl. USt, muss ich die Kosten über die Nutzungsdauer – bei Elektrogeräten meist 3-5 Jahre – verteilen.

Als Beispiel ein Laptop gekauft Frühjahr 2020 kostet 1000 €, ich muss die Kosten auf 4 Jahre verteilen = 250 € / Jahr und davon 60 % für die Arbeit = 150 € / Jahr.

Weiters sind Internetkosten, Ausgaben für Papier und Druckerpatronen und Handy-Tarifkosten anteilig anerkannt. Auch hier liegt der Nachweis beim Arbeitnehmer.

Wenn ich von zuhause aus arbeite, kann ich dann eigentlich auch meine Wohnung absetzen?

Nein, also die Wohnung als Ganzes sowieso nicht, hier überwiegt das private Interesse und die Wohnungs-Bedürfnisse. Denkbar wäre ein Arbeitszimmer in meiner Wohnung oder wie es im Gesetz so schön ausdrückt im Wohnungsverband.

Als steuerlich abzugsfähige Aufwendungen kommen insbesondere folgende anteiligen Kosten in Betracht: Mietaufwendungen; Abschreibungen von den Anschaffungs- und Herstellungskosten bei Eigenheimen; Betriebskosten; Abschreibung für typische Einrichtungsgegenstände wie Sessel, Schreibtisch, Regale, Vorhänge, Lampen und Finanzierungskosten.

Was bedeutet „Arbeitszimmer im Wohnungsverband“? Und wann spricht man eigentlich von einem Arbeitszimmer?

Dieses Thema führte in den letzten – man kann fast schon sagen – Jahrzehnten zu zahlreichen Rechtstreitigkeiten und wird nur unter eingeschränkten Rahmenbedingungen zugelassen.

Wenn es sich in der Privatwohnung, im privaten Wohnhaus oder auf demselben Grundstück befindet und von der Wohnung aus begehbar ist. Hierbei darf es sich nicht um ein Durchgangszimmer zu anderen privaten Räumen handeln oder nur mittels Trennwänden separierten Raum. Weiters sollte die Aufbewahrung von privaten Gegenständen tunlichst vermieden werden. Rund 5 % der Fläche bei einem 40 m² Raum schaden lt Rechtsprechung nicht.

Gibt es irgendwelche Auflagen, die das Arbeitszimmer erfüllen muss?

Das wichtigste Kriterium, der Raum muss den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet. Daher muss das Arbeitszimmer nach Art der Tätigkeit für diese unbedingt notwendig, entsprechend genutzt und eingerichtet sein. Damit gelten etwa Ordinationsräume, Filmstudios von vorneherein als abzugsfähig. Bei Vortragenden, Lehrern oder Aufsichtsräten liegt der Tätigkeitsmittelpunkt im Wesentlichen außerhalb des Arbeitszimmers und ein solches wird nicht anerkannt.

Ist es auch wichtig, wie viel Zeit man im Arbeitszimmer verbringt?

In bisherigen Entscheidungen, in denen das zeitliche Überwiegen relevant war, wurde jedoch stets auf das Kalenderjahr als Steuerzeitraum abgestellt. Die Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers anstelle des beim Dienstgeber verfügbaren Arbeitsplatzes an der überwiegenden Zahl der Werktage, um Kinder optimal betreuen zu können, wurde vom VwGH etwa den Abzugsverboten unterworfen.

Allerdings ist zu erwarten, dass auch ein vom Arbeitgeber wegen der COVID-19-Situation verhängter „Homeoffice-Zwang“ eine vorübergehende Maßnahme darstellt, die die Verfügbarkeit des regulären Arbeitsortes nur temporär unterbricht. Daher kann kaum von einem „neuen Mittelpunkt der Tätigkeit“ gesprochen werden.

Ist das Arbeitszimmer nicht steuerlich anerkannt, so können dennoch typischen Arbeitsmittel wie Computer, Computertisch und Bürostuhl, Scanner, Bildschirm, Headset, Handy aliquot steuerlich berücksichtigt werden. Üblicherweise wird eine 40%-ige Privatnutzung etwa bei einem Stand-PC angenommen. In Zeiten von COVID-19-Homeoffice wird auch niedrigere Privatnutzung angesetzt werden können.

Muss der Arbeitgeber die Kosten im HomeOffice ersetzen?

Hier muss man vorausschicken, dass in Zeiten von Corona vieles ohne rechtliche Grundlagen gemacht wurde oder aufgrund der drängenden Zeit, vieles mündlich vereinbart wurde. Generell gilt, soweit eine Arbeitsleistung von zu Hause aus möglich ist, muss aber auch in diesen Zeiten das Arbeiten von zu Hause aus – Telearbeit bzw. Home-Office – zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer klar vereinbart werden. Somit besteht während der Coronakrise keine einseitige Anordnungsbefugnis auf Telearbeit/Home-Office seitens des Arbeitgebers noch besteht seitens der Arbeitnehmer ein Rechtsanspruch darauf. Damit gilt wie so oft der Rat, eine schriftliche Vereinbarung aufzusetzen, wo auch ein etwaiger Kostenersatz geregelt wird. Anzumerken ist, dass ein Kostenersatz der Lohnsteuer Pflicht unterliegt und damit es hier zu keiner Mehrbelastung kommt, die Geltendmachung von Werbungskosten wichtig ist.

Ich habe keine Belege, kann ich dennoch etwas geltend machen?

Hier gibt es eine gute Nachricht: 132 € werden bei der laufenden Lohnverrechnung beim Arbeitgeber bereits als so genannte Werbungskostenpauschale berücksichtigt.

Was gilt es, bei Arbeitsmitteln zu berücksichtigen?

Wichtig für all diese Kosten, der Belegmäßige Nachweis. Das heißt Grundvoraussetzung ist der Kaufbelege und die Zuordenbarkeit der Kosten zum Arbeitnehmer. Vor allem wichtig bei Internetverträgen, welche auf den Partner oder evtl. Eltern lauten oder bei Geräten, welche vor längerer Zeit angeschafft wurden und ich den Kaufbeleg nicht mehr habe.

Und gibt es jetzt auch Kosten, die ich nicht steuerlich geltend machen kann?

Generell Kosten, welche ich nicht nachweisen kann und natürlich ein wesentlicher Punkt, welchen wir am Anfang besprochen haben, der Konnex zur beruflichen Tätigkeit. Als plakatives Beispiel, werde ich die Kosten einer Yoga-Matte als Steuerberater nur schwer absetzen können, auch wenn ich das Argument vorbringe, ich erledige im HomeOffice meine Beratungsgespräche gern im Schneidersitz.

Podcast Tipp

Hören Sie dazu auch die passende Podcastfolge zum Thema Homeoffice an! Hier geht es zu Teil 1 und zu Teil 2.

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