28. August 2024
Arbeitszeit und Aufzeichnungspflicht
1. Allgemeines zu den Arbeitszeitaufzeichnungen
In den Aufzeichnungen sind die
- Lage der Arbeitszeit,
- die Dauer der Arbeitszeit und
- die Ruhepausen nachvollziehbar zu dokumentieren.
Die Aufzeichnung muss genau uhrzeitmäßig den Beginn und das Ende der Arbeitszeit enthalten.
Arbeitszeitaufzeichnungen sind – entgegen weiter verbreiteter Auffassung – hinsichtlich aller Arbeiter und Angestellten zu führen.
Ausgenommen davon sind lediglich jene Arbeitnehmer, die nicht unter den Geltungsbereich des Arbeitszeitgesetz fallen.
Zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kann eine Vereinbarung getroffen werden, nach der der Arbeitnehmer die Aufzeichnungen führt. Wenn der Arbeitnehmer die Aufzeichnungen führt, dann hat der Arbeitgeber die Arbeitnehmer zur ordnungsmäßen Führung der Aufzeichnungen anzuleiten, sich die Aufzeichnungen regelmäßig aushändigen zu lassen und sie zu kontrollieren.
Eine einseitige Anordnung des Arbeitgebers, nach der der Arbeitnehmer die Aufzeichnungen zu führen hat, ist nicht zulässig.
Verantwortlich für die Aufzeichnung der Arbeitszeit ist der Arbeitgeber. Die verwaltungsstrafrechtliche Verantwortung für die Kontrolle und Aufbewahrung bleibt auch dann beim Arbeitgeber, wenn er mittels Vereinbarung die Verpflichtung zur Führung der Aufzeichnungen an den Arbeitnehmer überbunden hat.
2. Vereinfachte Aufzeichnungspflicht
Für Arbeitnehmer, die die Lage ihrer Arbeitszeit und ihren Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen können (was in der Regel bei Außendienstmitarbeitern der Fall ist) oder ihre Tätigkeit überwiegend in ihrer Wohnung ausüben (= Teleheimarbeiter), sind ausschließlich Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit zu führen (= Saldenaufzeichnungen).
Praxistipp
Für die Berechnung arbeitsrechtlicher Ansprüche sind allerdings diese reinen Saldenaufzeichnungen mitunter nicht ausreichend, zB für die Berechnung von Lagezuschlägen, für Deckungsprüfungen bei All-in-Vereinbarungen etc sind auch Aufzeichnungen über die Lage der Arbeitszeit nötig. Das Führen minutengenauer Arbeitszeitaufzeichnungen kann daher trotzdem unerlässlich sein, insbesondere für den Fall einer Abgabenprüfung, bei welcher die Vorlage von Aufzeichnungen aufgrund anderer Bestimmungen vorgeschrieben sein kann.
3. Keine Aufzeichnung über Ruhepausen
Keine Aufzeichnungen über die Ruhepausen sind zu führen:
- wenn durch Betriebsvereinbarung bzw in Betrieben ohne Betriebsrat durch schriftliche Einzelvereinbarung Beginn und Ende der Ruhepausen festgelegt werden oder
- es dem Arbeitnehmer selbst überlassen ist, wann er innerhalb eines festgelegten Zeitraumes die Pause nimmt.
In beiden Fällen darf von dieser Vereinbarung nicht abgewichen werden, die tatsächliche Ruhepause muss der Vereinbarung entsprechen (Arbeitgeber muss sicherstellen, dass Arbeitnehmer bspw nicht außerhalb des festgelegten Pausenzeitraumes die Pause konsumieren).
4. Fixe Arbeitszeiteinteilung
Bei Arbeitnehmern mit einer schriftlich festgehaltenen fixen Arbeitszeiteinteilung haben Arbeitgeber lediglich deren Einhaltung zumindest am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode sowie auf Verlangen des Arbeitsinspektorates zu bestätigen. Nur Abweichungen von dieser Einteilung sind laufend aufzuzeichnen.
5. Ort der Aufzeichnungspflicht und Kontrolle der Aufzeichnungen
Die Aufzeichnungen sind in der Betriebsstätte zu führen. Das bedeutet, dass sie also dort, wo der Arbeitnehmer beschäftigt wird, geführt werden müssen.
Beispiel: Wenn also eine Kontrolle in einer Filiale vorgenommen wird, müssen auch dort die entsprechenden Aufzeichnungen vorhanden sein.
Die Aufzeichnungen müssen so geführt werden, dass daraus die Überwachung aller Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes bzw Arbeitsruhegesetzes möglich ist. Sie müssen jederzeit auf Verlangen abrufbar und vorweisbar sein.
Hinweis
Bei mangelhaften Aufzeichnungen ist mit einer Strafe zwischen € 20,– und € 436,– pro Mitarbeiter und pro Verstoß zu rechnen. Die Strafe für komplett fehlende Aufzeichnungen ist noch höher und beträgt zwischen € 72,– und € 1.815,–.
6. Fehlende Aufzeichnungen
Das Fehlen von Aufzeichnungen kann sowohl in einem Rechtsstreit mit dem Arbeitnehmer gravierende Folgen haben, als auch bei einer Kontrolle durch das Arbeitsinspektorat.
Arbeitsprozess um Überstunden
Wenn ein Arbeitnehmer in einem Prozess behauptet, dass er regelmäßig Überstunden geleistet hat und dies auch grundsätzlich beweisen kann, er jedoch keine Aufzeichnungen hat und diese auch durch den Arbeitgeber nicht geführt wurden, kann das Gericht die geleisteten Stunden schätzen.
Verfall
Wenn wegen des Fehlens von Arbeitszeitaufzeichnungen in einer arbeitsrechtlichen Streitigkeit die Feststellung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden unzumutbar wird, dann werden allenfalls bestehende Verfallsfristen gehemmt. Verfallsfristen werden auch gehemmt, solange den Arbeitnehmern die Übermittlung ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen verwehrt wird, obwohl sie nachweislich verlangt wurden. Auch wenn die Aufzeichnungen geführt wurden, aber dem Arbeitnehmer willkürlich vorenthalten werden, liegt Unzumutbarkeit der Feststellung der geleisteten Stunden vor. Es werden daher die Verfallsfristen gehemmt. Beachten Sie: Arbeitnehmer haben einmal monatlich Anspruch auf kostenfreie Übermittlung ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen, wenn sie dies nachweislich verlangen!
7. Arbeitsinspektorat
Dem Arbeitsinspektorat ist Auskunft zu erteilen und auf Verlangen Einsicht in die Aufzeichnungen zu gewähren. Wenn durch das Fehlen von Aufzeichnungen die Feststellung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit unmöglich oder unzumutbar wird, ist Strafbarkeit gegeben.
Hinweis
Die Strafen für komplett fehlende Aufzeichnungen liegen zwischen € 72,– und € 1.815,–. Die Strafe wird allerdings nicht nur einmal verhängt, sondern pro Verstoß, also multipliziert mit der Anzahl der Arbeitnehmer, für die die Aufzeichnungen fehlen.
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