Urlaub & Co

Arbeits- und abgabenrechtliche Fragen

Anlässlich der bevorstehenden Urlaubszeit haben wir die wesentlichen arbeits- und abgabenrechtlichen Fragen zusammengefasst, die sich im Zusammenhang mit Urlaubsrücktritten (Widerruf einer Urlaubsvereinbarung) und dem Ersatz von Urlaubsstornokosten stellen können.

1. Kann eine getroffene Urlaubsvereinbarung einseitig widerrufen werden?

Eine getroffene Urlaubsvereinbarung ist sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer grundsätzlich verbindlich und kann daher im Normalfall von keiner der Vertragsparteien einseitig widerrufen werden. Ein einseitiger Widerruf (Rücktritt) vor Beginn des Urlaubs ist nur denkbar, wenn außergewöhnlich wichtige Gründe dafür vorliegen. Denkbare Gründe wären beispielsweise

• auf Arbeitnehmerseite die Erkrankung des Arbeitnehmers selbst oder eines Angehörigen, wenn dadurch der geplante Urlaub vereitelt würde (z.B. zur Reiseuntauglichkeit führendes hohes Fieber, wodurch der gebuchte Flug storniert werden muss);
• auf Arbeitgeberseite eine unvorhersehbare und für das Unternehmen schwerwiegende Gefahrensituation (z.B. der drohende Verlust eines Großauftrags, nicht hingegen jeder Personalengpass wegen Erkrankung von Arbeitskollegen).

Die Rechtsprechung hat daher ausgeführt, dass ein Rücktritt des Arbeitgebers von einer getroffenen Urlaubsvereinbarung nur aus besonders schwerwiegenden Gründen gerechtfertigt ist, etwa wenn zur Vermeidung wirtschaftlicher Nachteile für das Unternehmen eine Inanspruchnahme des Arbeitnehmers gerade für jene Zeit, in der er seinen Urlaub antreten wollte, unumgänglich notwendig ist.

2. Wer trägt die Stornokosten für den Fall, dass der Arbeitnehmer seine Urlaubsreise auf Wunsch des Arbeitgebers nicht antritt?

Widerruft der Arbeitgeber eine Urlaubsvereinbarung oder nimmt der Arbeitnehmer auf Bitten des Arbeitgebers freiwillig vom Urlaubsantritt Abstand, hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer finanziell schadlos zu halten. Das heißt, der Arbeitgeber muss diesfalls für eventuelle Stornokosten einer bereits gebuchten Urlaubsreise aufkommen. Es gilt somit im Ergebnis das „Verursacherprinzip“.

Bislang ist allerdings weder in der Rechtsprechung noch in der Fachliteratur dezidiert geklärt worden auf welcher arbeitsrechtlichen Grundlage (Aufwand-/oder Schadenersatzanspruch oder Anspruch aufgrund konkludenter Arbeitgeberzusage?) ein solcher Stornokostenersatz beruht. Aus arbeitsrechtlicher Perspektive macht es aber keinen praktisch relevanten Unterschied, welche der genannten Rechtsgrundlagen herangezogen wird.

3. Wie ist ein Stornokostenersatz abgabenrechtlich zu behandeln?

Kostenersätze, die der Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Stornierung eines bereits vereinbarten Urlaubs aufgrund eines von ihm nicht beeinflussbaren Ereignisses (z.B. Großauftrag, Krankheit anderer Mitarbeiter) an den Arbeitnehmer leistet, sind abgabenrechtlich wie folgt zu behandeln:

• Lohnsteuer: Die Zahlungen sind in der Gehalts- und Lohnverrechnung als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu werten. Allerdings können beim Finanzamt in der Arbeitnehmerveranlagung Werbungskosten im nachgewiesenen Ausmaß geltend gemacht werden. In der Arbeitnehmerveranlagung wird infolge des Werbungskostenabzugs die Steuerbemessungsgrundlage entsprechend reduziert.
• Sozialversicherung: In der Sozialversicherung sind derartige Zahlungen nach Ansicht der Österreichischen Gesundheitskasse beitragsfrei. Dies gilt in gleicher Weise für die betriebliche Vorsorge (Abfertigung Neu).
• Lohnnebenkosten: Im Bereich des DB, DZ und der KommSt besteht Abgabepflicht.